Три думи, които правят имейлите ни груби

За една седмица Ая Фрост, писател на свободна практика, успява да подобри професионалните си умения да общува, прилагайки лека корекция в начина, по който формулира имейлите си. По думите, й три думи са изключително груби и си струва да ги изключим от начина, по който комуникираме помежду си. 

1. Всъщност

Ая установява, че когато използва "всъщност", това са случаи, в които тя коригира нечии действия. Доказателство за това е един от последните й имейли, които изпраща до редактор.

Erin: Тази дума има повече от едно значения и затова я смених с друга. 

Me: Всъщност, аз я взех от сайта на компанията! 

Този отговор не е кой знае колко лош, но може да кажете нещо по-добро: 

Благодаря за обратната връзка!

Използвах това изречение, защото го взех от сайта на компанията. Заменете "всъщност" с алтернативи като - определено, разбрах, виждам, добро обяснение, има смисъл и т.н. 

2. Съжалявам 

Фрост решава да престане да употребява думата "съжалявам" в ситуации, които са толкова нищожни, че не заслужават чак такава оценка. Става дума за леки грешки, когато Ая изказва своето мнение или пък някой й казва нещо, което тя е пропуснала да види. Вместо това Фрост използва "Аз се извинявам".

Според нея "съжалявам" е дума, която се употребява доста често и губи своята тежест. Докато "аз се извинявам" изразява точно отношението ни към проблема. Когато употребявате този израз, околните усещат истински посланието ви. Алтернативи на "съжалявам" - прав си, аз се извинявам, вече няма..., разбирам, че си разстроен и др. 

3. На мен/ми/аз 

Фрост се опитва да избяга от всичко, което изразява "мен".

Ето имейл, който тя дава за пример: 

Здравей, Шон! Когато имаш време, може ли да ми пратиш информацията за кампанията идната сряда? Искам да проверя втори път данните, преди да я стартираме официално. Благодаря, Ая

Ето как Фрост пренаписва посланието си: 

Здравей, Шон! Когато имаш време, може ли да изпратиш информацията за кампанията идната сряда? Повторното проверяване на данните преди да стартираме кампанията официално е важно, за да е доволен клиентът! Благодаря, Ая 

Фрост елиминира всички местоимения и глаголи в първо лице единствено число, за да измести фокуса от собствената си фигура. Тя иска да акцентира върху мисията на компанията и професионалните стандарти. Алтернативи на "на мен/ми/аз" - ние, на нас, вие, екипът, нашата компания, нашият отдел.

(profit.bg)